導入事例

クラウド移行によりセキュアで快適なメール環境を実現！【社内実践事例】

社内実践事例から見えてきたクラウド移行の勘所を解説！

オンプレミスのメールサーバをクラウドに移行するメリットと日本企業ならではといえるセキュリティ対策のポイントについて解説します。

クラウド移行の取組み

クラウドへの移行の背景

当社では、2001年5月からメールサーバをオンプレミスで運用していました。
しかし、CPUリソースやディスク容量の不足などの対応で、2名の運用担当者は休日や深夜の作業を余儀なくされており、こうした状況を打開すべく2019年12月にメールやグループウェアなどをクラウドに移行するプロジェクトを発足させました。これは、メールサーバの運用負荷軽減だけでなく、全社的なメール誤送信対策も射程に入れたプロジェクトでした。
今後を見据えて社内で知見を得たいという事情もあり、利用するサービスとしてGoogle Workspaceを選定しました。

クラウド移行によって期待される効果

１．運用負荷の軽減
Google Workspaceに移行することで、CPUリソースやディスク容量不足などの対応のために、月に1回程度行っていた休日・深夜作業が不要となります。また、メールサーバを用意する必要がなくなったため、ハードウェアの更新にかかる費用の低減が期待されます。

２．利用者の利便性向上
メールに添付できるファイルの容量には最大5MBの制限が設けられていたため、必要なファイルを相手に送れないというような事態が発生していました。
Google Workspaceに移行することで、添付ファイルの容量制限は最大25MBへ大幅に緩和されるだけでなく、業務利用PCの買い替えの度に発生していたメールの移行作業が不要となるため、利用者の利便性向上が期待されます。

クラウドメールにおけるセキュリティの考え方

標準的な機能だけで十分？

Google Workspaceは、メールに起因となる情報漏洩対策に必要な機能は十分ではありません。
トラブルになりがちなメール誤送信の代表格といえば「宛先間違い」や「添付ファイルの選択ミス」などが挙げられますが、Google Workspaceはそれらの誤送信を有効に防止する機能に課題がありました。また、Google Workspaceには、標準機能でウイルス対策、スパム対策、メールアーカイブ機能がありますが、検索機能が弱く、退社した社員のメール保存ができないなど、日本企業で必要とされるセキュリティ水準に届かず、様々な課題を残していました。

では、どのようにしてセキュリティ水準を満たせば良いのでしょうか？

外部サービスを利用するという考え方

Google Workspaceの機能の標準機能では不足している機能を補うために、当社では、Google Workspaceと連携可能なメール誤送信対策ソフト「Active! gate SS」とメールアーカイブソフト「Active! vault SS」を採用しました。

Active! gate SSは、添付ファイルなどによる情報漏えいからうっかり送信ミスまで確実に防ぐ、先進のメールセキュリティソリューションです。添付ファイルの拡張子を送信先の仕様にあわせて自動的に変換可能であるなど柔軟な運用が可能なことから採用にいたりました。
Active! vault SSはメールアーカイブにおける懸念点を解消することをコンセプトに開発された、コストや運用面を含めて導入しやすいメールアーカイブです。すべてのアーカイブデータをブルーレイディスクに保管して物理保存しておくことが可能なことから採用にいたりました。

自社のセキュリティポリシーに合致したサービスを柔軟に組み合わせて運用することが大切です。