複雑な書類管理も一括読取で確認・台帳登録

業務上発生する書類の中には、保管期間が法律で定められているものがあり、使用しなくなった後も長期にわたって保存する必要があります。大量の書類の中から特定の書類を探し出す・保管期限が過ぎたものを随時処分するといった管理業務を手作業で行うことは、手間と時間を要します。

近年、コンプライアンス強化が企業の経営課題としても注目されており、会社の機密情報を適切に扱うためにも、社内の書類を安全かつ確実に管理する重要性が高まっています。

書類管理における課題

たとえば金融機関では、すべての業務で文書記録の保存が必要とされています。書類の種類により、法律でそれぞれ保存期間が細かく定められており、期間中正しく書類が保存されていないと罰則が適用される場合もあります。また、書類によっては機密情報が含まれるため、紛失・誤破棄などを防ぎ、セキュリティ面に配慮した安全な管理を行うことが求められます。

長期保存を求められる書類は膨大な量になることもあり、特定の書類を捜し出したり期限が過ぎたものを処分するといった管理業務においては、作業者の負担が非常に大きくなります。

課題

• 棚や保管ケースに収めた物品や書類が見つからない
• 検索がしやすいように棚に収める際にも工夫が必要
• 管理品の中に保管期限の異なる物品や書類が存在する

UHFタグによる物品・書類管理システムの特長

UHFタグの取り付けにより、書類の一括読み込みが可能。

• 一括読込機能によって棚卸の負担を大幅に軽減
• ファイルや収納箱などに入れたままの状態で読込が可能
• 検索機能で書類の探し出しが容易
• 将来的に、備品管理などへの展開も可能

書類管理用ラベルタグの特長

書類・ファイル専用タグで高い読取性能

書類に貼り付けて使用するラベルタグには、重なった状態の複数のタグを読み取ることが可能なUHFタグを採用しています。書類の隙間が約1mmまで読み取り可能な精度の高さが特長です。

また、電波特性としてタグ側面からの読み取りもしやすくなっており、書類を書棚に立てた状態のままでも読み取りが可能です。段ボール箱やケースなどに収納された状態であっても外から読み取ることが可能なため、個人情報や機密情報を含む書類を収納したまま管理したいというニーズにも応えます。

特長

• 書類やファイルに貼付し易いサイズ
• 書類を書棚に立てて収納した状態でも読み取りが可能
• 書類が棚や段ボールに入ったままでも読み取り可能

保管管理＆製品の検索運用例

所在が分からない書類はハンディから条件を設定し検索できます。
検索機能は、指定した条件のタグを検索して位置を大まかに知らせるものです。最終的には反応した近辺で個別に確認を行う必要があります。

RFIDタグの一括読込により、棚卸の作業時間を大幅に削減することができます。該当エリアのタグ読込後、ハンディーターミナルで取得したデータとサーバで管理している保管情報を比較して完了です。

※タグが壊れている、保管の方法が適していないなどといった環境要因によりRFIDタグの読み取り確率が100%とならないことがあります。
その場合、取得したデータとサーバで管理している保管情報を比較し、不足が出た場合は個別に確認を行う事が必要です。

導入効果

書類の保管・管理における作業負担を軽減。

書類管理業務の負荷を
削減したい

RFIDで解決

ハンディターミナルによる一括読取で、
管理にかかる時間を大幅に削減できます。

社内の機密情報を含む
書類も管理したい

RFIDで解決

UHFタグの特性により、書類をケースや段ボールに収納したままでも読取が可能。
適切な管理を行うことができます。

書類の保管状況について
定期的に確認を行いたい

RFIDで解決

検索システムを利用して
書類の所在を確認することができます。