複雑な書類管理も一括読取で確認・台帳登録
カテゴリー:
- IoT
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※本コンテンツは活用例です。
業務上発生する文書の中には、保管期間が法律で定められているものがあり、使用しなくなった後も長期にわたって保存する必要があります。大量の書類の中から特定の書類を探し出す・保管期限が過ぎたものを随時処分するといった管理業務を手作業で行うことは、手間と時間を要します。
近年、コンプライアンス強化が企業の経営課題としても注目されており、会社の機密情報を適切に扱うためにも、社内文書を安全かつ確実に管理する重要性は高まっています。
書類管理における課題
たとえば金融機関では、すべての業務で文書記録の保存が必要とされています。書類の種類により、法律でそれぞれ保存期間が細かく定められており、期間中正しく書類が保存されていないと罰則が適用される場合もあります。また、書類によっては機密情報が含まれるため、紛失・誤破棄などを防ぎ、セキュリティ面に配慮した安全な管理を行うことが求められます。
長期保存を求められる書類は膨大な量になることもあり、特定の書類を捜し出したり期限が過ぎたものを処分するといった管理業務においては、作業者の負担が非常に大きくなります。
課題
- 棚や保管ケースに収めた物品や書類が見つからない
- 検索がしやすいように棚に収める際にも工夫が必要
- 管理品の中に保管期限の異なる物品や書類が存在する

UHFタグによる物品・書類管理システムの特長
UHFタグの取り付けにより、書類の一括読み込みが可能。
- 棚順などを気にすることなく、簡単に書類の保管が可能
- システム上で保管場所を管理、検索が容易
- ファイルや収納箱などに入れたままの状態で読込が可能
- ハンディターミナルの検索音(ブザー)で簡単に見付け出し
- 将来的に、備品管理などへの展開も可能
書類管理用ラベルタグの特長

書類管理用ラベルタグ
書類・ファイル専用タグで高い読取性能
書類に貼り付けて使用するラベルタグには、長距離読取や、重なった状態の複数のタグを読み取ることが可能なUHFタグを採用しています。約2mm厚さで重なった書類を読み取ることが可能な精度の高さが特長です。また、書類が段ボール箱やケースなどに収納された状態であっても外から読み取りが可能で、個人情報や機密情報を含む書類を収納したまま管理したいというニーズにも応えます。
保管管理&製品の検索運用例
書類の保管
①在庫管理システムの保管品情報で、書類の保管品番号をRFIDタグにエンコードしながら発行します。②発行したRFIDタグを書類ファイルに貼り付けます。
③書類ケースなどを利用する場合は格納したうえで、保管棚に収納します。

書類の捜し出し
①ハンディターミナルの検索処理を起動し、検索する書類の保管品番号を入力します。②保管場所を順次検索します(対象の書類に近づくと、ブザー音が鳴り知らせます)。

書類の棚卸
機器構成例

導入効果
書類の保管・管理における作業負担を軽減。
- 書類管理業務の負荷を削減したい
- 社内の機密情報を含む書類を、収納したまま管理したい
- 書類の保管状況について、定期的に確認を行いたい
お見積もりや資料請求等、まずはお気軽にお問い合わせください。
担当:事業推進部 営業時間:9:00〜17:20(土日、祝日を除く)
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