複雑な書類管理も一括読取で確認･台帳登録

※本コンテンツは活用例です

業務上発生する文書の中には、保管期間が法律で定められているものがあり、使用しなくなった後も長期にわたって保存する必要があります。大量の書類の中から特定の書類を探し出す・保管期限が過ぎたものを随時処分するといった管理業務を手作業で行うことは、手間と時間を要します。
近年、コンプライアンス強化が企業の経営課題としても注目されており、会社の機密情報を適切に扱うためにも、社内文書を安全かつ確実に管理する重要性は高まっています。

書類管理における課題

たとえば金融機関では、すべての業務で文書記録の保存が必要とされています。書類の種類により、法律でそれぞれ保存期間が細かく定められており、期間中正しく書類が保存されていないと罰則が適用される場合もあります。また、書類によっては機密情報が含まれるため、紛失・誤破棄などを防ぎ、セキュリティ面に配慮した安全な管理を行うことが求められます。
長期保存を求められる書類は膨大な量になることもあり、特定の書類を捜し出したり期限が過ぎたものを処分するといった管理業務においては、作業者の負担が非常に大きくなります。

課題

• 棚や保管ケースに収めた物品や書類が見つからない
• 検索がしやすいように棚に収める際にも工夫が必要
• 管理品の中に保管期限の異なる物品や書類が存在する

UHFタグによる物品・書類管理システムの特長

UHFタグの取り付けにより、書類の一括読み込みが可能。

• 棚順などを気にすることなく、簡単に書類の保管が可能
• システム上で保管場所を管理、検索が容易
• ファイルや収納箱などに入れたままの状態で読込が可能
• ハンディターミナルの検索音（ブザー）で簡単に見付け出し
• 将来的に、備品管理などへの展開も可能

書類管理用ラベルタグの特長

書類・ファイル専用タグで高い読取性能
書類に貼り付けて使用するラベルタグには、長距離読取や、重なった状態の複数のタグを読み取ることが可能なUHFタグを採用しています。約2mm厚さで重なった書類を読み取ることが可能な精度の高さが特長です。
また、書類が段ボール箱やケースなどに収納された状態であっても外から読み取りが可能で、個人情報や機密情報を含む書類を収納したまま管理したいというニーズにも応えます。

・書類やファイルに貼付し易いサイズ
・保管棚などに並べて収納した書類を、正面から読み取ることが可能
・書類が棚や段ボールに入ったままでも読み取り可能
・RFIDならではの長距離読取特性（約6m）※1

※1　ロングレンジリーダ使用時

保管管理＆製品の検索運用例

書類の保管
①在庫管理システムの保管品情報で、書類の保管品番号をRFIDタグにエンコードしながら発行します。
②発行したRFIDタグを書類ファイルに貼り付けます。
③書類ケースなどを利用する場合は格納したうえで、保管棚に収納します。

書類の捜し出し
①ハンディターミナルの検索処理を起動し、検索する書類の保管品番号を入力します。
②保管場所を順次検索します（対象の書類に近づくと、ブザー音が鳴り知らせます）。

書類の棚卸
①ハンディターミナルにて、棚卸を行うエリアの書類のRFIDタグを読み取ります。
②読込結果をサーバに転送し取り込み後、結果を確認します。

＜棚卸結果の確認＞
ハンディターミナルで取得した保管実績とサーバで保管している保管状況とを照らし合わせ、差異の確認を行います。※2

※2　ハンディターミナルからサーバへの送信には無線LAN環境が必要です。

機器構成例

導入効果

書類の保管・管理における作業負担を軽減。
・書類管理業務の負荷を削減したい
⇒ハンディターミナルによる一括読取により、書類の管理業務にかかる時間を大幅に削減できます。

・社内の機密情報を含む書類を、収納したまま管理したい
⇒UHFタグの特性により、書類をケースや段ボールに収納したままでも読取が可能、適切に管理を行うことができます。

・書類の保管状況について、定期的に確認を行いたい
⇒検索システムを利用して、書類の所在を確認することができます。