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電子文書活用システム「SPA」

印刷する

全てノンプログラミングで行える、OCRと文書管理のオールインワンパッケージ。

カテゴリー:

  • 業種/業務パッケージ
  • 運用/開発支援

業種:

  • 汎用

SPAは、高精度なOCR機能でテキストを自動でデータ化し、フォルダーに振り分けてくれる電子帳票保管ツールです。
企業の帳票を資源化して、自動で仕分け・保管を行いデータとして活用することができます。そして、予め設定した保管期限がきたときに自動削除をするといったように、帳票のライフサイクルを担うことが出来る商品です。

SPA概要

紙の書類は閲覧性や可読性の良さといったメリットがありますが、印刷コストや保管コスト、資料を探す手間がかかります。また、働き方改革で注目が集まる業務の自動化も、紙の書類だと困難です。

SPAは、「書類をデータ化 同時に整理」。これまで人が作業をしていた業務を自動化することで作業工数を大きく削減。業務をスピードアップさせ、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。取り込み時に対象となるファイルにOCRをかけて、文書の内容に応じて自動で格納先フォルダの仕分けをおこないます。ユーザーは、Webブラウザからログインして、割り振られた権限のもと検索、閲覧、ダウンロードをするといった操作ができます。また、アノテーション(注釈書き込み)機能や、マスク加工処理でセキュアにデータ保管が可能です。そして、予め設定した保管期限がきたときに自動削除をするといったように、帳票のライフサイクルを担うことができる製品がSPAです。

SPA内に保管している文書はデータ化することにより、検索で必要とする文書を素早く入手できるだけでなく、BIツールを使ったデータの可視化や、ETLツールやRPAツールと連携できるようになります。

SPAの主な機能

●帳票の自動仕分け
人が紙をファイリングする際の判断基準となる「仕分けのルール」を自動化。PDFやOfficeファイル、画像ファイルなどの日付や数字、文字列などの条件を読み取り、あらかじめ指定したフォルダーに振り分けします。

●多彩なセキュリティコントロール
原本のPDFに手を手を加えることなく、仮想PDFやパスワード設定や印刷不可、透かしやマスク、墨消しなど、細かい設定が可能です。

●高速検索機能
フリーワード検索、項目検索や明細検索、ユーザー定義カラムでの検索、ファイル属性による検索などを 組み合わせて実行することにより、ターゲット文書の効率的な取得が可能になります。
また、よく使う検索条件は保存・共有することにより業務で再検索が簡単になります。

●リンク機能
SPAは、原本のPDFに手を加えることなく、仮想PDF(SPA上のショートカット)として文書を扱うことができます。原本を保護しながら、複数の文書を1つのファイルにまとめたり、ページ単位に切り出して1つのファイルにしたりして利用できます。

帳票の自動仕分け

多彩なセキュリティコントロール

高速な検索機能

リンク機能

OCR機能

SPAは3つのOCRエンジンを搭載しています。3つのOCRエンジンは、フィールド単位で切り替えることができます。それぞれのエンジンが得意とする領域を使い分けることで、全体の認識率を向上させることができます。

OCRエンジン種類
・ABBYY FineReader Engine:群を抜いた認識精度で、5000万人以上が使用するOCR
・Tegaki:手書き文字を認識できるOCR
・WingArc Data Capture:チェックボックスや罫線情報の除去などに対応している自社開発のOCR

また、位置が少しでもずれるとOCRは認識率が低下します。自動補正機能により、傾き、回転、拡大・縮小、台形を補正してからOCRで読み取り、認識率の低下を防ぎます。

文字ブロック検出/オフセット補正

スキャンした書類が傾いていても自動で補正

データ活用

●データを可視化
データ化することにより、自動集計や可視化といった活用が可能になります。BIダッシュボード「MotionBoard」を利用すれば、簡単に可視化できます。
SPAの操作ログや文書内の明細情報をデータ化することで、今まで得られなかった傾向値を分析できるようになります。

MotionBoardの画面

●ETLツール・RPAツールと連携
SPAでデータ化することにより、ETLツールやRPAツールと連携できるようになり、業務の自動化を促進させます。

導入効果

●Web APIを公開しているので、他社システム連携が容易

―Web API(無償公開)でプログラムからSPAを直接操作できます。社内ポータルやアプリケーションへの組み込みや、自社システムと連動したシステム運用が可能となります。

●作業時間の大幅な削減が可能

―OCRのによる自動仕分けにより、手動での文書管理が不要になります。また、検索機能により欲しい文書をすぐに探しだすことが可能となります。

●ユーザー数の増加に伴う追加コストが発生しない

―SPAはクライアントライセンスフリーです。社員の拡大など、ユーザー数の増加に伴う追加コストを気にせずに全社で利用できます。

お見積もりや資料請求等、まずはお気軽にお問い合わせください。

担当:事業推進部 営業時間:9:00〜17:20(土日、祝日を除く)

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