負荷の増大が著しい人事給与業務を、新システムの導入で大幅に効率化（GLOVIA smart 人事給与）

負荷の増大が著しい人事給与業務を大幅に効率化

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※本コンテンツは活用例です。

データチェック工数を大幅に削減し戦略的な人材管理を実現しました。

背景
課題・問題
解決策

背景

めまぐるしく変化を遂げる、昨今のビジネス環境。人事総務部門においては、徹底した業務効率化とコスト削減が求められ、人材育成や人材の定着も大きな課題となっている。雇用形態の多様化など、複雑化・膨大化する管理業務に合致した信頼性の高いシステムの導入が、今後の成長のカギと言えるだろう。

課題・問題

■環境の変化にシステムが追いつかず、業務効率が悪化
衣料品チェーンを全国展開するF社では、急速な事業規模の拡大を背景に人事給与システムのリプレイスを検討していました。というのも、現行のシステムはおよそ10年前に構築したもの。途中で何度かカスタマイズを重ねてきてはいたものの、ハイペースでの出店とそれにともなう社員数の増減、毎月発生するスタッフの異動・配置転換といった環境の変化にシステムがいよいよ追いつかず、業務効率の悪化を招いていました。

そして何よりも決定的だったのが、プログラムの陳腐化により、最新のサポートが受けられなくなったこと。今後の展開を考えても、システムの刷新はもはや避けられない事態となっていたのです。

■差分だけの確認ができないため、日々膨大化するチェック業務
新システムの導入を検討するにあたり、F社が1番の要件としたのは、業務をいかに効率化できるか。現行のシステムでは、データを修正したり、新しく追加した場合に差分だけを確認することができないため、過去の情報と並べてエクセルでつけ合わせたり、目検で確認するという方法が必要でした。ところが、これだと精度も悪いし、何より時間が掛かる。ひどい時にはデータのチェック業務に1日のほとんどを費やしてしまうこともあり、明らかに他の業務にも支障が出ていました。

「年末調整時期は多忙を極めるので、それまでには稼働させたいと考えていました」と語るのは、F社で情報システム部長を務めるN氏。スケジュール的にも、新システムの導入には大きな壁が立ちはだかっていました。

解決策

■たった3ヶ月の導入期間で、チェック業務工数を50%削減！
1年で1番の繁忙期である12月の年末調整に向け、残された時間はわずか半年。情報システム部長のN氏はさっそく付き合いのあるITコンサルタントに相談。その後、導入に至ったのが「GLOVIA smart 人事給与」でした。

導入時期をずらせないF社にとって、1番の魅力だったのは3ヶ月という導入期間。そして内容的にも、使い慣れたExcelを活用した入力画面を通じて、情報の登録、確認、修正までの一連の作業を同一画面上で行うことができ、また直近の勤務形態や業務手当と過去の実績データとの差分を表示する照合表機能を備えるなど、人の出入りが激しくても対応が可能になり、チェック業務工数も50%削減。12月の年末調整も問題なく対応できました。

■日々の運用のみならず、戦略的な人材管理にも効果を発揮
また、それだけではありません。従業員それぞれの特性を生かした適正な人材配置が積極的に求められる時代にあって、「GLOVIA smart 人事給与」はあらゆるシーンを想定した2,300の管理項目を用意。組織変更や人事異動の際など、保有資格や人事考課、プロジェクト履歴を閲覧しながら条件に合致した人材を絞り込み、戦略的な人材配置を実現することが可能に。

今後の展望について尋ねると、情報システム部長のN氏は「会計システムとの連携も標準機能で付いているので、ぜひ会計システムのリプレイスも検討しようと思っている」と語ってくれました。