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勤怠管理の中でも、特に手間が掛かるのがタイムカードの集計作業。パソコンへの入力や目視チェック、打刻漏れの確認など、さまざまな作業を短期間で行わなければならないため、 毎月締め日間際は終電まで残業は当たり前という会社も存在。労働基準法の改正もあり、抜本的な見直しが求められている。

■雇用形態の複雑さもあり、膨大な手間がかかっていたタイムカードの集計作業
関東一円に30店舗をチェーン展開する、スーパーマーケットのD社。正社員にパート、そしてアルバイトと、雇用形態が複雑なこともあり、毎月の給与計算に膨大な手間がかかっていました。総務部のF氏が語ります。

「当社ではタイムカードで勤怠管理を行っており、毎月、各支店から送られてきたカードの内容を我々の部署でExcelに取りまとめていました。ところが、そういった入力作業や目視チェックの手間に加え、 打刻漏れがあればその都度確認作業を行う必要が。勤怠締め前にはまさに本業も手につかないほどの忙しさで、ヒューマンエラーが起きやすいことも問題視されていました」

■システム導入を検討するも、サーバー構築など費用面で断念することに
折しも労働基準法が改正され、社員の働き方についてもう一度真剣に考えなければならない時期でした。D社ではこれからの時代に即したシステムの導入を考え始め、そのプロジェクトリーダーに指名されたのが前述のF氏。 さっそく複数の会社にコンタクトをとり、各社の営業マンから提案を受けました。

しかし、そこでわかったのは、一からシステムを組むとなると、サーバー構築など思った以上に費用が掛かるということ。このところ業績があまり良くないだけに、そういった部分に費用を割けば各部署からの反発は避けられず、 泣く泣く断念せざるを得なかったのです。

■導入の決め手は、「クラウド型」システム
給与計算の合理化を求めてシステム導入を検討するも、費用面で断念することを余儀なくされたD社。

ですが、その後、話は急展開。最新鋭の人事給与ソリューションの導入が決まりました。その秘密は、クラウド型、すなわちサーバー投資や管理人件費が不要なインターネットを介したシステムであること。 たまたま展示会で知り合ったソレキアの営業マンからの提案でしたが、専用機に手をかざすだけで簡単に打刻でき、しかもそのデータを自動集計してくれるとあって、F氏は自信を持って役員会議の場でプレゼンテーション。 満場一致で導入が決まりました。

■集計の時間と手間の削減に加え、運用コストも1/10にカット
そして、クラウド型システムの導入効果は、運用コストの面でも表れます。タイムカードを利用した従来の勤怠管理では年間約500万円のコストが掛かっていたのに対し、新システムを利用した場合は実に40万円。 人件費を大きく削れることもあり、年間で460万円もの削減効果があったのです。

F氏は最後に「集計作業にかかる時間と手間をどうにかしたいというところから始まった話でしたが、最終的には運用コストの削減まで実現できました。 労働基準法改正や多様化する勤務形態にも年数回の機能強化で柔軟に対応してくれるということですし、何よりも勤怠管理の仕方が変わったことで残業時間の抑制や適切な人材配置、そして経営の効率化につながったと思います」と振り返ってくれました。