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マイナンバー制度導入に伴う検討すべき法人の対応

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「マイナンバー制度」の法人への影響と対応

2016年1月からマイナンバー制度の運用が開始されます。個人事業主を含むすべての企業は、例外なくマイナンバー制度の対応をしなければなりません。システム改修はもちろんのこと、業務や管理体制の見直し、従業員への周知・徹底、情報漏えい対策など、様々な分野での検討が必要となります。


業務の見直し 従業員やその家族、個人事業主への本人確認
従業員やその家族、個人事業主からマイナンバーの収集・管理
システムの改修 人事・給与・会計システムなどに、マイナンバー、法人番号を追加し、帳票や画面へ表示・出力
管理体制の見直し マイナンバーの管理方法などについて、社内の個人情報管理規定に追記
従業員への周知・徹底 主に総務・経理部門などマイナンバー取扱者への周知・徹底

業務の見直し

マイナンバーの取得からシステムの改修まで、検討しなければならない業務は多岐にわたります。対象となる業務を洗い出し、組織体制や利用開始までのスケジュールを検討し対応方法を決定する必要あります。

マイナンバーの収集

制度の運用が開始されると、源泉徴収や健康保険・厚生年金保険などにマイナンバーを記載して提出することになります。そのため、従業員および従業員の配偶者や扶養家族のマイナンバーを収集する必要があります。

  • 利用目的を明示しなければならない(複数の目的をまとめて明示することが可能)
    「社会保障」「税」「災害対策」において限定された利用範囲でのみ利用が可能です。目的外での利用は禁止されています。
  • 番号収集時は本人(身元)確認と番号確認が必要
    本人確認手段として、対面による確認と書面による確認を行うことが義務付けられています。

マイナンバーの管理

マイナンバーを含む個人情報は「特定個人情報」として扱われるため、厳格な管理が求められます。

  • 基本方針の策定
    特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために基本方針を策定することが重要となります。
  • 取扱規定等の策定
    マイナンバーの取扱方法や担当者を明確にし、安全管理措置について規定することが重要となります。
  • 安全管理措置の検討
    特定個人情報等の漏えい防止策として、様々な観点から安全措置を講ずる必要があります。

システムの改修

人事・給与、会計システム等にマイナンバーの項目を追加し、画面や帳票等にマイナンバーを出力するための改修が必要となります。マイナンバーの対応を必要と考えられる帳票数は相当数になると想定されており、フォーマット決定時期にもばらつきがあるため、導入スケジュールには注意が必要です。

システム改修検討の流れ

マイナンバー対応において、企業では業務の総点検が必要となり、その作業量も膨大となります。業務への影響度合いを確認し、優先度の高い内容から対応する必要があります。

  1. 対象帳票リストアップ(帳票数の確認)
    マイナンバーや法人番号の記載が必要な帳票の洗い出します。
  2. 現状把握
    システムの状況や帳票数、マイナンバー対応書類作成の発生時期などを確認します。
  3. 対応方法検討
    対応が必要な帳票の優先順位やシステム改修の時期、導入スケジュールを検討します。

※人事・給与・会計システムなどのマイナンバー対応は、主に以下の3つがあります

  • 既存システムのバージョンアップ
  • 既存システムの入替
  • 外付けのマイナンバーシステムの導入

管理体制の見直し

マイナンバーを含む個人情報は「特定個人情報」として扱われるため、情報の漏えい、紛失等の防止のための安全管理措置は強く求められます。マイナンバーを取扱う事務(個人番号関係事務または個人番号利用事務)の範囲や特定個人情報等の範囲、事務取扱い担当者を明確化する必要があります。また、これらを踏まえ、基本方針や取扱規定等を策定し、特定個人情報を取扱う体制の整備や情報システムの改修等を行う必要があります。

安全管理措置 講ずべき安全措置の内容
基本方針の策定 特定個人情報の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定し従業員に周知徹底
取扱規定等の策定 特定個人情報等の具体的な取扱いを定める取扱規定等を策定し、安全管理措置について織り込む
組織的安全管理措置 安全管理者の設置などの管理体制の整備、取扱い状況を確認できる手段の整備
人的安全管理措置 従業員に対する教育・研修の実施
物理的安全管理措置 保管庫の施錠、立ち入り制限
技術的安全管理措置 アクセス制御、アクセス者の識別と認証、不正アクセスの防止、情報の暗号化、情報漏えい防止

従業員への周知・徹底

システム改修やハード面での防止策だけでなく、マイナンバーがどういうものなのか、またその扱い方や罰則について、従業員に対し十分な教育をしなければなりません。特に総務・経理部門などマイナンバー取扱い事務を行う従業員への周知・徹底はもちろん、全従業員への啓蒙活動も定期的に行う必要があります。

※記載されている情報は2015年5月現在のものです。制度の変更などにより内容が異なる場合があります。
※特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)(平成26年12月11日 特定個人情報保護委員会)を参考にしています。


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担当:事業推進部 営業時間:9:00〜17:20(土日、祝日を除く)

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