導入事例

多様化する雇用形態、複雑な契約内容を一元化で漏れなく管理!(GLOVIA smart 人事給与、ECM)

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Excelをベースにしたわかりやすい操作性で人事総務部門の徹底的な省力化を実現

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膨大な雇用者情報を一元管理することが可能になり、ヒューマンエラーの防止や作業の効率化に結びつけることができました。

背景

近年、急速なスピードで拡大する海外マーケーット。工業用部品メーカー・O社もまた元請先の海外事業の発展に伴い大型受注が舞い込み、急遽人員の補強を図ることとなりました。 準備期間は短く、じっくり正社員の募集をしていては、とても間に合いません。O社は有期雇用者の大規模採用を実施し、この局面を乗り切りました。




課題・問題

■膨大な有期雇用者の労務データ。人的ミスが信用失墜の危機を招く
ところが、そんな中、あるニュースが人事労務部門に飛び込んできました。同業他社に労務監査が入り、契約期間の過ぎた有期雇用者が何人もいることを指摘されたのです。 重大なコンプライアンス違反は、社会的信用を失墜する。自社の労務状況は大丈夫か、確認を急ごうとするO社の担当者の前に思わぬ壁が立ちはだかります。 大量に採用された有期雇用者たちのデータはそれぞれの現場で保管され、必要書類が本部で一元管理されていなかったため、内容に不備はないか確認することができなかったのです。

■本部と現場、それぞれの要望と現実が一元管理を阻む
早速、担当者は各現場に紙ベースで保管された必要書類を取り寄せようと働きかけます。ところが、現場の管理者もまた、内容の確認・変更などタイムリーな対応を求められるこれらの書類に関しては 物理的に手の届く範囲に置いておきたいと主張し、思うように事態は進展しません。書類の複製も検討されましたが、情報を更新するたびに原本とコピーを二重に修正するという業務はあまりに非効率的でした。 また、個人情報の管理が厳しい昨今、労働契約に関するデータを複製することは、セキュリティーポリシーの観点からも問題視され、担当者は八方塞がりの状態に陥ったのです。




解決策

■有期雇用者の一元管理を実現
これらの課題を解決するために最適な労務管理システムはないか、考えあぐねた担当者は以前から面識のあったソレキアの担当営業に相談しました。そこで提案されたのが「GLOVIA smart 人事給与」。 課題であった膨大な有期雇用者の労務データが「GLOVIA smart 人事給与」の労務管理機能を使えば、簡単に取りまとめることができる上、業務負荷が高くヒューマンエラーが発生しやすい期間失効のチェックも、 確認が必要な項目だけを抽出できる「照合表機能」のおかげで、大幅に効率化することができました。また、操作も使い慣れたExcelをベースとしているので、入力や操作のミスも激減しました。

■文書管理システムとの連携でさらなる効率化
さらにバラバラに保管されていた重要書類の数々を正確かつ安全に管理するため、文書管理システム「GLOVIA smart ECM」との連携を提案されたO社。「GLOVIA smart 人事給与」に登録されている人事情報に、 「GLOVIA smart ECM」に格納した各種書類のイメージデータを紐づけることで、あらゆる現場の人事データを本部に集約し、いつでも簡単に検索・閲覧することができるようになりました。

ファイルやフォルダに対し、きめ細やかなアクセス権の設定が可能な上、操作記録もチェックできるので機密性が高い労務情報を扱う上で、セキュリティ面でも安心できます。セキュアな体制のもと、 出入りの激しい有期雇用者のデータも常にリアルタイムで把握できるようになったO社は、コンプライアンスに関する姿勢が認められ、元請メーカーから信頼できるパートナーとして、ますます良好な関係を築くことができました。

お見積もりや資料請求等、まずはお気軽にお問い合わせください。

担当:事業推進部 営業時間:9:00〜17:20(土日、祝日を除く)

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